ATE-Software GmbH

Business-UI… was ist das?

8. Oktober 2013 von Torsten Schneyer

Keine einfach zu beantwortende Frage… einfacher wäre es zu beschreiben, was Business-UI nicht ist: nämlich das, was die meisten Unternehmen ihren Mitarbeitern aktuell immer noch zumuten. Aber Spaß beiseite:
Business UI ist die zentrale Schnittstelle zwischen Ihren Mitarbeitern und Geschäftsprozessen. Gute Benutzeroberflächen führen zu besseren Arbeitsergebnissen bei geringeren Kosten. Denn Informationen sind nur so gut, wie sie wahrgenommen werden und Prozesse nur so effizient, wie sie bedienbar sind. Durch die bessere Usability unternehmenskritischer Software kann die Mensch/Maschine-Interaktion einfacher und effizienter werden. Eine ergonomische Benutzeroberfläche ist dafür die Voraussetzung, aber auch Reaktionsgeschwindigkeit und Verfügbarkeit des gesamten Systems sind wichtig.
Unternehmen, die ihre Prozesse und die dafür verwendete, inhouse-entwickelte Software auf den Prüfstand stellen und eine neue, verbesserte Version planen, sollten keine halben Sachen machen und auch über eine bessere Nutzeroberfläche nachdenken.
Deshalb fragen große Unternehmen – von der Telekomunikation über den Finanz- bis hin zum Logistik-Sektor, bei uns an, wie sie das User-Interface ihrer Software verbessern können. Damit treten wir als UI-Berater auf den Plan.

Usability ist für viele deutsche Firmen noch „Neuland“.

Was wir dann vorfinden, ist oft erschütternd: „Natürlich gewachsene“ Software-Pakete, bestehend aus etlichen, sich in ihrer Funktion teils überschneidenden Modulen. Oft greifen diese Programme auf halbherzig implementierte Services und Datenbanken zu, es kommt bei der Verwendung zu Timeouts und Verzögerungen. Die Nutzeroberfläche bietet sich in der Regel als Windows-Forms-Wüste im 90er-Jahre-Look und glänzt mit einer Unzahl unübersichtlicher Tabellen, verschachtelter Menüs, Treeviews und Zusatz-Fensterchen. Oft wird nur ein Bruchteil aller Funktionen überhaupt verwendet, während andere tägliche Arbeitsabläufe gar nicht integriert sind. Die Nutzer greifen auf externe Quellen wie PDFs, Websites und Excell – Tabellen zurück, um ihre Arbeit zu verrichten… obwohl alle Daten eigentlich vorlägen.
Kurz gesagt: Die Mitarbeiter betrachten die Software als notwendiges Übel, nicht als das Tool ihrer Wahl.
Solche Aufträge sind für uns eine spannende Herausforderung, denn in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden können wir die Business-UI verbessern.

Menschen stehen im Mittelpunkt aller Prozesse

..dieser Satz mag sich auf den ersten Blick ein bisschen sehr soziologisch weichgespült lesen. Aber es ist ein Fakt, dass – Prozessvorgaben hin oder her – am Ende Menschen vor den Computern sitzen, Entscheidungen treffen und mit ihrer Arbeit zum Erfolg oder Misserfolg des Unternehmens beitragen. Leider investieren viele Unternehmen Unsummen in die Optimierung ihrer Prozesse, machen sich aber wenig Gedanken darüber, wie diese Prozesse zu den Mitarbeitern gelangen und mittels der Software umgesetzt werden. Menschen setzen Prozesse um und füllen sie mit Leben. Und weil, wie schon erwähnt, das User-Interface zwischen dem Mitarbeiter und den Prozessen vermittelt, macht es Sinn, die späteren Nutzer in die Gestaltung des User-Interfaces einzubeziehen.
a.t.e vor Ort
Also geht a.t.e zum Kunden und fühlt den Mitarbeitern auf den Zahn. In Absprache mit den Abteilungsleitern wählen wir eine gewisse Anzahl Nutzer der betreffenden Software aus, die wir ausführlich befragen wollen. Hierbei muss man sich im Vorfeld darüber klar sein, dass bereits diese Auswahl eine Form der Manipulation darstellen und das spätere Ergebnis beeinflussen kann. Deshalb ist es wichtig, ein möglichst breites Spektrum an Anwenderprofilen abzudecken. In großen Unternehmen gibt es viele ältere, alteingesessene „Power-User“ mit bis zu 20 Jahren Betriebspraxis. Sie sind nur bedingt Computer-affin, nutzen die Software schon lange, haben effektive, aber sehr eingefahrene Arbeitsabläufe und haben zu Neuerungen eine eher kritische Haltung. Dieser Gruppe diametral gegenüber stehen oft Junior-Kräfte frisch von der Universität, die auf neuen Technologien und UI-Konzepte sehr aufgeschlossen reagieren. Sie sind im Privatleben dauer-online, verwenden gerne Apps und hätten auch am Arbeitsplatz gerne eine halbwegs entstaubte Usability. Neben diesen beiden Extrembeispielen gibt es noch weitere Anwendertypen von Business-UI und im Mitarbeitergespräch sollten sie alle berücksichtigt werden.

Zuhören geht vor Predigen

Gut vorbereitet gehen wir dann in die Teams und lassen uns von den Anwendern (unter Abwesenheit der Führungskräfte!) erst einmal unvoreingenommen die typischen Arbeitsabläufe erklären und am praktischen Beispiel zeigen. Danach füllen die Anwender einen kompakten Fragenkatalog aus, in dem sie zuerst ihre Kritik an der bestehenden Software und danach ihre Wünsche für die neu zu gestaltende Version festhalten können. Hierbei ist es wichtig, den Anwendern möglichst keine Suggestiv-Fragen zu stellen („Finden Sie die Software-Oberfläche unübersichtlich?“) sondern als Interviewer halbwegs neutral zu bleiben: „Bitte beurteilen Sie die Übersichtlichkeit der Software auf einer Skala von 0 (sehr unübersichtlich) bis 10 (sehr übersichtlich).“
Nach der Datenerfassung ist ausführliche Nacharbeit gefragt: Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung müssen zusammengefasst, analysiert und letztendlich nach Relevanz priorisiert werden. Bei der Beurteilung der Relevanz kommen wieder die Mitarbeiter-Profile ins Spiel: So ist z.B. Aussage, ob eine Software z.B. eine unübersichtliche Oberfläche hat, höher zu werten, wenn der Anwender noch nicht lange mit der Software arbeitet und diese gerade erst erlernt hat. Denn die Übersichtlichkeit einer UI trägt wesentlich zu erfolgreichen Lernprozessen bei! Ein Mitarbeiter hingegen, der seit acht Jahren die gleichen 5 Menüs eines riesigen Software-Pakets verwendet und damit vollauf zufrieden ist, wird zur Übersichtlichkeit einer neuen Version wenig Konstruktives beitragen können.

Ergebnisse nüchtern auswerten

Mancher Produktmanager steht einer Mitarbeiterbefragung kritisch gegenüber, hat er doch bereits bei der Beauftragung von a.t.e eine eigene Vorstellung vom Projekt. Auch besteht oft die Befürchtung, dass die Mitarbeiter auf externe Consultern defensiv und abwehrend begegnen könnten. Unserer Erfahrung nach reagieren die Mitarbeiter von großen Unternehmen allerdings sehr positiv auf solche Befragungs-Sessions. Sie nehmen gerne die Chance wahr, durch ihren Input etwas zum Projekt beizutragen und dadurch Einfluss auf ihren zukünftigen Arbeitsalltag nehmen zu können. Die Produktmanager wiederum sind von den Ergebnissen und deren Qualität oft positiv überrascht und können ihren Blick auf das Projekt durchaus noch einmal schärfen.
Die Ergebnisse der Befragungen müssen nun mit den Vorstellungen und Ansprüchen des Vorstands und der Projektleitung in Einklang gebracht werden und werden von a.t.e zusammen in das neue Usability-Konzept gegossen.

Aus Alt wird Neu

Die nun folgende Konzeptphase macht den Hauptteil der Arbeit aus. Da es sich hierbei jedoch um einen hochgradig individualisierten Prozess handelt, bei dem der Kunde im Mittelpunkt steht, ist es nicht einfach, hier eine standardisierte Vorgehensweise zu beschreiben. UI-Konzeptionierung ist ein hoch individueller, kreativer, dynamischer und diskursiver Prozess, in dem der Kunde im Mittelpunkt steht.
Alle gedanklichen Fäden laufen hier zusammen: Die Prozesse, die bisherige Software, die Vorgaben des Kunden, die Wünsche der Anwender. Die UI der Business-Software wird von unseren Konzeptern in der Theorie komplett auseinandergenommen, analysiert und – immer den Kunden und seine Erfordernisse im Blick- neu gedacht.
Hierbei fließen moderne Usability-Paradigmen genauso mit ein wie aktuelle Design-Trends. Typische Design-Agentur-Tools wie Wireframes, Mock-Up-Screens und Paper-Prototyping, aber auch die Power einer kompetenten Software-Schmiede mittels Feasability-Tests, Clickdummies und echten, funktionalen Prototypen helfen uns, dem Kunden unsere Vorschläge und Ideen näherzubringen.
Am Ende steht etwas, was nicht jedes Unternehmen hat: Gute Usability in einer echten Business-UI.

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