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Software zum mitdenken bewegen

19. Februar 2014 von Henrik Heitbrink

Vor dem Computer zu sitzen ist manchmal wie Kind sein im Süßwarenladen. Man kann sich nicht entscheiden, was man nehmen soll. Funktion reiht sich an Funktion, preisen sich mit bunten Icons an und verlocken zum herzhaften klicken.

Ganz gleich welche Aufgabe gerade erledigt werden soll, die Fülle an Funktionen ist immer präsent, auch wenn sie im Kontext der Aufgabe keinen Sinn ergeben. Denn im Grunde ist es ganz einfach: Um die Ziele eines Unternehmens zu erfüllen, werden Prozesse definiert. Es wird klar beschrieben, wer-was-wann-wie zu erledigen hat. Diese doch sehr klare und bis auf den Arbeitsschritt heruntergebrochene Definition kommt aber so nie wirklich in der Anwendung an. Und wenn die Anwendung nicht anhand des Prozesses geformt wurde, kann sie auch nicht den Mitarbeiter bei seinen Aufgaben unterstützen – Mit ihm einen Dialog eingehen.

Gerade bei komplexen Geschäftsanwendungen stellen sich einem die Nackenhaare auf, wenn so viele Funktionen bereitstehen, dass sich deren Sinn und Konsequenzen erst nach einem tieferen Studium ergeben. In diesem Fall liegt die Verantwortung beim Mitarbeiter die richtigen Funktionen zu wählen.
So muss er selbstverantwortlich den Geschäftsprozess, den er erfüllen möchte auf die Funktionen abbilden, die die Anwendung anbietet. Darin stecken zwei Tücken:
1) Kostet Zeit (= Geld)
2) Die Abbildung kann fehlerhaft sein, und somit werden falsche Arbeitsergebnisse erzielt.

Dabei ist es im Grunde gar nicht schwierig. Man müsste nur die Anwendung zum mitdenken bewegen. Den Mitarbeiter (wer) bei der richtigen was-wann-wie Entscheidung zu unterstützen und ihm die Funktionen sinnvoll und zum richtigen Zeitpunkt anzeigen. Und nur dann.
Die Idee dahinter nennen wir Prozess- und Rollen-zentrierte Anwendung. Sie ist ein maßgeblicher Faktor bei der Gestaltung einer guten Usability.

Das ‚wer’ zu erkennen ist ganz leicht, schließlich muss sich der Benutzer anmelden. Damit ist klar, wer den Rechner bedient und welche Rolle er einnimmt.

Da Computer (noch) keine Gedanken lesen können, muss der Benutzer ihm also auf die Sprünge helfen, was denn der Benutzer jetzt gerne tun möchte. Und weil er das selbst noch nicht weiß, könnte wiederum der Computer aufzeigen, was denn jetzt gerade an anstehenden Aufgaben am interessantesten oder wichtigsten ist.
Das passende Konzept dazu nennt sich ‚Hub’ (Duden: zentraler Umschlagplatz).

Das Hub ist der zentrale Einstiegspunkt einer Anwendung und zeigt dem Mitarbeiter prozessorientiert an, welche Aufgaben gerade anstehen oder von spezieller Bedeutung sind.
Im Grunde ist dieses Konzept nicht gänzlich neu. Smartphones haben etwas Ähnliches bereits seit längerem: Die Mitteilungszentrale. Dort werden, wie beim Hub, die Neuesten Informationen auf das Wesentliche reduziert zusammengefasst.
In einem Punkt unterscheiden sie sich allerdings wesentlich. Die Mitteilungszentrale wird vom Smartphone-System verwaltet und arbeitet App-übergreifend. Das Hub einer Anwendung kümmert sich hingegen nur um seine Belange und ist daher in höchstem Maße fachlich spezialisiert.

Mit dem Hub sieht der Mitarbeiter direkt auf einen Blick offene Aufgaben, Alarme, anstehende Termine, relevante News, etc. So werden dem Mitarbeiter proaktiv die Hotspots seines Arbeitsbereichs aufgezeigt.
Dieser Einstieg erlaubt eine Priorisierung innerhalb kürzester Zeit und ermöglicht so die Erledigung von Aufgaben in einer sinnvollen Reihenfolge.

Sobald der Benutzer seine Wahl getroffen und eine Aufgabe herausgepickt hat, weiß das auch die Anwendung und kann eine genau auf die Aufgabe zugeschnittene Oberfläche präsentieren. Damit werden unnötige Funktionen ausgeblendet. Das schafft mehr Platz für eigentliche Inhalte und reduziert die Möglichkeit von Falscheingaben, weil es einfach keine Funktionen gibt, die falsch ausgeführt werden können.

Nehmen wir z.B. ein CRM System. Der Klassiker sind eine dicke Tabelle mit eingetragenen Kontakten, die nach Lead-Kategorie, letztem Kontakt, o.ä. sortierbar sind.
Gewürzt wird die Oberfläche mit Menüschaltflächen am Rand für Sortieren, Bearbeiten, etc. etc.
Egal ob nun neue Kontakte eingepflegt, Bestandskontakte editiert oder bearbeitet, oder eine Aktion gefahren wird. Das alles passiert in dieser einen Oberfläche.

Vom Benutzer wird damit eine relativ hohe Selbstdisziplin verlangt, denn er muss selbst den Überblick behalten und immer wieder entscheiden, welche Schaltflächen für ihn jetzt eine Rolle spielen.
Mit einem Hub organisiert würde der Workflow ganz anders aussehen. Die Anwendung öffnet sich und bietet entscheidungsrelevanten Funktionen:

Diese Informationen konzentriert auf einem Bildschirm, erlauben das gezielte Bearbeiteten von Aufgaben. Anstatt in verschiedenen Bereichen der Anwendung nach Information zu suchen und diese zu einem großen Ganzen zusammenzupuzzlen, um darauf aufbauend Entscheidungen treffen zu können, aggregiert die Anwendung bereits selbstständig all diese Informationen und bereitet sie für den Benutzer auf.

Eine derartige Neugestaltung der Benutzungsoberfläche ist eine lösbare Aufgabe, deren Umsetzung sich lohnt. Eine modernisierte Anwendung ermöglicht:
– optimierte Entscheidungsprozesse
– Reduktion von Bedienfehlern
– Geführte Abarbeitung von Prozessen
– Entlastung der Mitarbeiter
Für den Erfolg müssen fachliche und technische Abteilungen eng miteinander arbeiten, um die optimale Lösung auf Grundlage der fachlichen Prozesse und technischen Rahmenbedingungen zu entwickeln. Dabei spielen neben der Usability, Oberflächengestaltung ebenfalls technisch tiefere Themen wie Software-Architektur und Server-Infrastrukturen eine wichtige Rolle.

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